Unumgängliche materielle Voraussetzung für den Spendenabzug ist die Vorlage einer Zuwendungsbestätigung über eine steuerbegünstigte Spende. Solche Bestätigungen müssen nach amtlichem Muster ausgestellt werden (Verbindliches Muster: BMF 13.12.2007, IV C 4 - S 2223/07/0018, BStBl 2008 I S. 4). Formal darf die Zuwendungsbestätigung in keinem Fall eine DIN A 4-Seite übersteigen. Dabei sind jeweils gesonderte Muster für die Bestätigung von Geldzuwendungen beziehungsweise Mitgliedsbeiträgen einerseits und Sachzuwendungen andererseits vorgesehen. Für alle steuerbegünstigten Körperschaften gilt, dass die Einnahme der Zuwendung und ihre zweckentsprechende Verwendung ordnungsgemäß aufgezeichnet und ein Doppel der Zuwendungsbestätigung aufbewahrt werden muss.
Werden Geldspenden geleistet, ist ein Zusatz zu machen, ob es sich um eine Aufwandsspende handelt. Ist dies der Fall, hat die steuerbegünstigte Körperschaft in der Zuwendungsbestätigung zu vermerken, dass ein Verzicht auf Erstattung von Aufwendungen vorliegt.
Bei Sachspenden ist in der Zuwendungsbestätigung eine genaue Bezeichnung der Spende mit Alter, Erhaltungszustand, Kaufpreis, Herkunft des Wirtschaftsgutes (Privatvermögen oder Betriebsvermögen) erforderlich. In die Zuwendungsbestätigung müssen nicht in jedem Fall alle Formulierungen aufgenommen werden, die in den Mustern des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) vorgesehen sind. Alle Angaben, die im Einzelfall nicht einschlägig sind, können weggelassen werden.
Formalie ist auch, dass die Zuwendungsbestätigung von mindestens einer durch Satzung oder Auftrag zur Entgegennahme von Zuwendungen berechtigten Person unterschrieben wird. Unter bestimmten Voraussetzungen können die Bestätigungen mit maschineller Unterschrift erstellt werden. Dies muss aber von dem für die Körperschaft zuständigen Finanzamt genehmigt werden.
Bei den Zuwendungsbestätigungen ist darauf zu achten, dass das in der Bestätigung angegebene Datum des Freistellungsbescheides oder Steuerbescheides nicht länger als fünf Jahre oder das Datum der vorläufigen Bescheinigung nicht länger als drei Jahre seit dem Tag der Ausstellung der Zuwendungsbestätigung zurückliegt. Anderenfalls können solche Bestätigungen nicht mehr als ausreichender Nachweis für den steuerlichen Spendenabzug anerkannt werden.
