Umfang der beruflichen Nutzung

Auf Grund gesetzlicher Vorschriften war früher eine Aufteilung der Gesamtkosten für einen Computer in einen beruflich und privat genutzten Anteil nicht möglich. Der Werbungskostenabzug war damit ausgeschlossen, wenn der private Anteil mehr als zehn Prozent betrug. Diese Auffassung aber ist seit einigen Jahren überholt. Eine private Nutzung von mehr als zehn Prozent ist für die steuerliche Berücksichtigung der PC-Kosten nicht mehr schädlich.

In einem Grundsatzurteil hat der Bundesfinanzhof (BFH) die steuerliche Absetzbarkeit von Computern geklärt (Urteil des BFH vom 19.02.2004, Aktenzeichen: VI R 135/01, abgedruckt in: BStBl. 2004, Band II, Seite 958; bestätigt durch Urteil des BFH vom 10.03.2004, Aktenzeichen: VI R 44/02, nachzulesen in: BFH/NV 2004, Seite 1242).

Zunächst ist festzuhalten, dass ein PC nach wie vor ein Arbeitsmittel und damit in vollem Umfang absetzbar sein kann, wenn er so gut wie ausschließlich beruflich genutzt wird und die private Mitbenutzung von nur untergeordneter Bedeutung ist.

Wird der PC sowohl beruflich als auch privat genutzt, sind die Aufwendungen entsprechend aufzuteilen und mit dem beruflichen Nutzungsanteil als Werbungskosten oder Betriebsausgaben absetzbar. Das in diesem Fall normalerweise geltende Aufteilungs- und Abzugsverbot des § 12 Nr. 1 Einkommensteuergesetz (EStG) gilt für Computer ausnahmsweise nicht mehr.
Nach allgemeiner Regelung dürfen die Aufwendungen nur dann aufgeteilt werden, wenn objektive Merkmale und Unterlagen eine zutreffende und leicht nachprüfbare Trennung ermöglichen und außerdem der berufliche Nutzungsanteil nicht von untergeordneter Bedeutung ist.

Zur Ermittlung des beruflichen Nutzungsanteils machte der BFH in seinem Urteil eine grandiose Vorgabe: Aus Vereinfachungsgründen sei es vertretbar, dass von einer jeweils hälftigen privaten und beruflichen Nutzung des PC ausgegangen werde.
Will der Steuerpflichtige oder das Finanzamt von diesem Aufteilungsmaßstab abweichen, so bedarf es zusätzlicher Anhaltspunkte und Umstände, die von dem Betroffenen jeweils näher darzulegen und nachzuweisen oder glaubhaft zu machen sind. Jedenfalls darf das Finanzamt ohne konkrete Anhaltspunkte nicht einfach einen privaten Nutzungsanteil von 65 Prozent ansetzen und als beruflichen Nutzungsanteil lediglich 35 Prozent anerkennen. Ein allgemeiner Erfahrungssatz in dieser Art existiere nicht.

Folgende Faustregeln können Arbeitnehmer verwenden:

• Bei beruflicher Nutzung ab 90 Prozent können alle Aufwendungen abgesetzt werden. Dies trifft bei Arbeitnehmern zu, die den heimischen PC neben einiger privater Korrespondenz und dem Online-Banking ausschließlich für den Job verwenden. Hier ist keine Zeiterfassung benötigt, sämtliche im Jahr angefallenen Aufwendungen werden einfach dem Posten Werbungskosten zugeschlagen. Dies gilt etwa bei Außendienstmitarbeitern mit einem Laptop oder wenn auf dem heimischen PC dieselbe betriebliche Software wie im Büro läuft.
• Ist der berufliche Nutzungsanteil geringer als 90 Prozent, muss dem Finanzamt der maßgebliche Anteil nachgewiesen oder zumindest plausibel gemacht werden. Bei einer sachgerechten Aufteilung hilft eine Bescheinigung des Arbeitgebers, die dienstliche Nutzung angemessen geltend zu machen.
  Wird ein PC-Nutzerbuch sauber geführt, sind die gelisteten Kosten absetzbar. Aufzeichnungen über drei Monate reichen, um den errechneten Anteil hochzurechnen und anschließend für das gesamte Jahr zu deklarieren.
  Hilfreich ist auch, wenn der Computer im steuerlich anerkannten Arbeitszimmer steht. Hier geht das Finanzamt von der überwiegend beruflichen Verwendung aus.
• Wer sich nicht die Mühe von Aufzeichnung machen will, aber zumindest eine schlüssige Begründung für eine generelle berufliche Nutzung vorbringt, kann immerhin noch pauschal 50 Prozent der Kosten absetzen. Dies trifft etwa für Angestellte zu, die nur wenig von zu Hause aus arbeiten.

Wird der heimische PC zwar nicht für die Arbeit, sondern für eine Weiterbildung verwendet, gilt er zwar nicht unmittelbar als beruflich genutzt. In diesem Fall kann er aber als Fortbildungskosten geltend gemacht werden.

Steuertipp: Verfügt ein Arbeitnehmer nicht über die an seinem Arbeitsplatz erforderlichen Computerkenntnisse, sind Aufwendungen für einen Computerkurs zum Erwerb entsprechender Kenntnisse jedenfalls dann in vollem Umfang als Werbungskosten abziehbar, wenn er keinen privaten Computer besitzt (Urteil des Finanzgerichts Rheinland-Pfalz vom 24.10.2005, Aktenzeichen: 5 K 1944/03).